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Bienvenue à bord - Devenir un administrateur

Vous avez été invité à joindre le conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance ou d’un organisme sans but lucratif et vous n’êtes pas certain de ce que cela implique. Le fait d’accepter de siéger comme administrateur est une façon d’appuyer une bonne cause. Un administrateur occupe un poste bénévole et vous ne serez donc pas rémunéré, mais c’est une excellente occasion de participer à votre collectivité et d’acquérir de nouvelles compétences. Ce poste comporte également de nombreuses responsabilités et vous devez bien réfléchir aux obligations d’un administrateur et aux exigences prévues par la loi pour les organismes de bienfaisance ou sans but lucratif.
 
Voici quelques idées pour vous aider à décider si vous voulez vous joindre au conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance.
 
Mandat et fonctionnement de l’organisme
 
Renseignez-vous sur l’organisme avant d’accepter de joindre son conseil d’administration et d’engager votre temps :

  • Informez-vous sur l’énoncé de mission et sur le mandat de l’organisme.
  • Examinez les documents constitutifs tels les règlements administratifs, les directives et les modalités.
  • Lisez les rapports annuels et demandez un sommaire des programmes et des projets.
  • Visitez le site Web de l’organisme.
  • Demandez à visiter les lieux.
  • Discutez avec d’anciens membres ou des membres actuels du conseil d’administration.

Engagement en temps des membres bénévoles du conseil d’administration
 
Informez-vous sur le temps que le conseil d’administration s’attend à ce que vous accordiez. Ceci variera d’un organisme à l’autre, mais vous pouvez poser les questions suivantes aux anciens membres ou aux membres actuels du conseil d’administration :

  • À quelle fréquence le conseil se réunit-il?
  • Quelles sont les autres engagements en temps que le conseil attend de vous (par exemple, faire des levées de fonds, discuter avec des donateurs)?

Rôle des membres du conseil d’administration
 
Le rôle des membres du conseil d’administration peut aussi varier d’un organisme à l’autre. Pour savoir ce que les membres du conseil font réellement, vous pourriez poser les questions suivantes :

  • L’organisme a-t-il des descriptions d’emplois écrites pour les postes des membres du conseil d’administration?
  • Demandez à rencontrer d’autres membres du conseil d’administration pour discuter de leur travail au sein du conseil.
  • Le conseil d’administration s’attend-t-il à ce que vous preniez les responsabilités d’un poste précis comme celui de trésorier ou de secrétaire?

Statut juridique de l’organisme
 
Le statut juridique de l’organisme peut influencer votre décision de joindre son conseil d’administration. Vous devriez examiner s’il s’agit d’un organisme sans but lucratif constitué ou non en corporation ou d’un organisme de bienfaisance.

DÉFINITIONS
 
Organisme de bienfaisance

Un organisme de bienfaisance est un organisme sans but lucratif, constitué en corporation, qui a fait une demande de statut d’organisme de bienfaisance auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et qui a satisfait aux critères. Le statut d’organisme de bienfaisance enregistré donne à un organisme certains avantages, notamment le droit d’émettre des reçus officiels de dons aux fins d’impôt. Un organisme de bienfaisance enregistré a aussi diverses restrictions et exigences en matière de rapport et le conseil d’administration doit s’assurer que l’organisme respecte les règlements et les lignes directrices de l’ARC.

Organisme sans but lucratif

Un organisme sans but lucratif n’est pas toujours constitué en corporation. Un organisme constitué en corporation doit avoir des règlements administratifs et des documents constitutifs qui peuvent fournir une certaine protection aux administrateurs en cas de responsabilité légale. De nombreux organismes sans but lucratif ont des obligations en matière de déclarations de revenus annuelles ou de déclarations de renseignements annuelles à l’intention de l’ARC et du gouvernement provincial ou fédéral.

Activités quotidiennes de l’organisme
 
La contribution des membres du conseil d’administration aux activités quotidiennes de l’organisme varie. Les petits organismes peuvent ne pas avoir d’employés rémunérés et les membres du conseil d’administration doivent alors jouer un rôle clé dans le fonctionnement des programmes. Les organismes plus importants peuvent avoir des employés et des bénévoles qui s’occupent de l’élaboration des programmes, des levées de fonds et de la gestion. Vous pouvez poser les questions suivantes :

  • Est-ce qu’on s’attend à ce que les administrateurs du conseil contribuent à l’élaboration des programmes et à l’administration de l’organisme?
  • Le conseil d’administration délègue-t-il le travail de l’organisme à des employés désignés ou à des bénévoles?

Le fait de connaître le degré de participation des membres du conseil d’administration au fonctionnement de l’organisme devrait vous donner une meilleure idée du genre de travail que le conseil attend de vous et du temps qu’on vous demandera d’y consacrer.
 
Risques et responsabilités juridiques d’un membre bénévole d’un conseil d’administration
 
Tous les organismes ont l’obligation de respecter la loi. Le conseil d’administration a la responsabilité d’assurer que l’organisme satisfait aux exigences prévues par la loi. Il est bon pour un membre éventuel d’un conseil d’administration de poser les questions suivantes :

  • Quels sont les responsabilités civiles et les risques juridiques précis liés à l’organisme?
  • Quelles sont les démarches entreprises par l’organisme pour réduire les risques et pour protéger le conseil d’administration, les employés, les clients ou le public?
  • L’organisme suit-il des politiques et des règlements administratifs clairs?
  • L’organisme a-t-il des politiques concernant, par exemple, la confidentialité, le harcèlement, l’embauche, le congédiement et d’autres questions en matière d’emploi? Demandez à voir les politiques et les procédures.
  • L’organisme a-t-il une assurance de responsabilité civile? Est-que cette police d’assurance couvre les membres du conseil?

Formation du personnel et des membres du conseil d’administration
 
Le fait d’avoir des membres du conseil d’administration, du personnel et des bénévoles bien formés peut aider à
assurer que l’organisme est bien exploité et qu’il respecte toutes ses obligations légales.

  • Le conseil d’administration fournit-il un manuel de formation et une orientation à ses nouveaux membres?
  • Le conseil d’administration donne-t-il une formation appropriée aux nouveaux employés?

Bienvenue à bord !

Le fait de poser des questions sur l’organisme et sur son conseil d’administration peut vous aider à prendre une décision mieux éclairée au sujet de devenir un membre du conseil. Réfléchissez avec soin aux risques et aux responsabilités juridiques. Trouver une occasion de servir dans votre collectivité peut être une expérience très enrichissante, mais il est bon de déterminer si vos compétences et le temps que vous voulez consacrer à l’organisme correspondent à ses besoins.

Pour obtenir des renseignements précis sur le rôle de l’Agence du revenu du Canada dans la réglementation des organismes de bienfaisance et sur les exigences en matière de rapport des organismes sans but lucratif, visitez le site Web de l’ARC à l’adresse : www.cra-arc.gc.ca.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les rôles et les responsabilités des membres d’un conseil d’administration dans la série des documents intitulés Bienvenue à bord, du Service public d’éducation et d’information juridiques du Nouveau-Brunswick. Cette série inclut une vidéo, un manuel à l’intention des membres d’un conseil d’administration et des dépliants qui
fournissent des renseignements juridiques aux gens au sujet des organismes sans but lucratif et des organismes de bienfaisance enregistrés. Vous pouvez consulter nos ressources gratuites en ligne à l’adresse : www.legal-info-legale.nb.ca.

Service public d’éducation et d’information juridiques du Nouveau-Brunswick
Case postale 6000
Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B 5H1
Téléphone : (506) 453-5369
Télécopieur : (506) 462-5193
Courriel : pleisnb@web.ca

La production de la série Bienvenue à bord a été rendue possible grâce à un apport financier de l’Agence du revenu du Canada.

Février 2010
ISBN: 978-1-55471-750-7

 

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